Cos’è il servizio di Segretariato Virtuale?
Le tue chiamate gestite da professionisti
Sai già come funziona un segretariato telefonico virtuale professionale? Sai che i Business Center possono fornirti un servizio di alta qualità a costi veramente competitivi?
Il segretariato virtuale è un servizio professionale che molte aziende e professionisti oggi adottano per migliorare la qualità e la produttività del proprio tempo.
Chi sceglie questo servizio ha attentamente analizzato le telefonate che riceve ogni giorno, e ha capito che molte di quelle conversazioni a flusso continuo possono essere gestite meglio.
Infatti tutte queste chiamate provocano perdite di produttività notevole, oltre ad esser gestite in momenti non ideali della giornata.
Spesso un professionista contatta collaboratori, fornisce consulenze, incontra potenziali clienti o elabora progetti. Momenti durante i quali ha bisogno di isolarsi, senza per questo perdere le opportunità offerte da una importante telefonata.
Un servizio di segretariato virtuale attivo, vuol dire che il lavoro di segreteria viene svolto da professionisti qualificati, ma non nella sede del cliente. Questi rispondono da un luogo di lavoro professionale, attrezzato e secondo le istruzioni ricevute dal cliente in genere un business center.
Forniscono le risposte pattuite, o elaborano informazioni grezze nel formato richiesto, fornendo poi il giusto feedback del lavoro svolto.
Una segretaria on-line, o segretaria virtuale fornisce una risposta telefonica professionale agli utenti, negli orari pattuiti, fornendo sempre il giusto feedback al chiamante e passando a te le informazioni come concordate.
In cosa consiste il servizio di segreteria da remoto
Un attenta gestione delle telefonate e maggiore produttività
Vi segnala le chiamate importanti, e filtra quelle non necessarie secondo le vostre istruzioni. Se richiesto organizza l’agenda o può eseguire dei recall per voi se necessario.
Il servizio offerto dipende dalle informazioni che fornite e dal tipo di contratto che impostate.
Vi verrà assegnato un numero telefonico dedicato, che potrete fornire ai clienti per il servizio di segreteria.
Il personale incaricato risponderà a vostro nome ed eseguirà le azioni richieste. Sarà di fatto un servizio che risponde negli orari di ufficio e che fornirà una copertura ideale per il vostro business.
Ecco un esempio delle attività che può svolgere una segretaria virtuale
- rispondere alle tue chiamate
- trasferire le telefonate ricevute in tempo reale al tuo cellulare o ad altra numerazione fissa
- filtra le chiamate secondo le tue istruzioni
- inoltra le telefonate secondo le tue specifiche
- può “riprendere” le chiamate trasferite se non riesci a rispondere
- invia il report delle telefonate a cui ha risposto nel corso della giornata a te e a tuoi collaboratori
- è possibile organizzare chiamate per i tuoi clienti, collaboratori o pazienti. Potrai così comunicare loro i tuoi messaggi.
Perché attivare un servizio di risposta telefonica
Scegliere un segretariato virtuale: i vantaggi
Se vuoi migliorare la qualità del tuo tempo lavorativo sicuramente. Un buon servizio di risposta telefonica professionale può fare la differenza.
La segretaria virtuale risponde per te nei momenti in cui non potresti ricevere telefonate, magari perché hai un incontro importante o sei in vacanza.
Risponde per te negli orari di ufficio, e con un servizio flessibile e attivabile al bisogno, copre in pratica l’assunzione di almeno due dipendenti che potrebbero fare questo lavoro in esclusiva.
E’ possibile attivare il servizio di risposta telefonica facilmente in tempi rapidi, e allo stesso modo è anche disattivabile con poco preavviso. Una bella comodità no?
Segretariato telefonico virtuale
Perché è così conveniente?
Il personale professionale che riceve le tue telefonate gestisce anche altre attività, per questo questo servizio viene proposto a prezzi concorrenziali da personale ben formato.
Specie nei Business Center il costo del servizio di segretariato virtuale o di risposta telefonica viene spalmato su più clienti e su più attività. Per questo il servizio è così competitivo.
Segretaria telefonica professionale
Come funziona? Un esempio
Una volta stabiliti i termini contrattuali e istruito il personale ti verrà assegnato un numero di telefono con prefisso 081 per Napoli, prefisso 089 per Salerno, oppure un numero verde con prefisso 800.
A quel punto le operatrici risponderanno nei giorni, negli orari e nelle modalità stabilite dalle tue istruzioni.
Il servizio sarà quindi attivo, fino ad aggiornamento delle modalità, o disdetta.
Chi può richiedere il servizio di risposta telefonica
Chi è il cliente ideale di questo servizio?
Il cliente tipo del segretariato virtuale è un cliente, una PMI, o una piccola impresa. Può essere un professionista o un lavoratore autonomo. In linea di massima sono piccole realtà per le quali il costo di un dipendente sarebbe troppo impegnativo. Ma potrebbero essere anche realtà più grandi che preferiscono non inserire nuovo personale da formare in azienda, sfruttando un servizio già ready to use.
In queste occasioni il servizio di segretariato da remoto offre una migliore copertura oraria (nel business center il servizio di segretariato usa più persone) ed è molto più rapido da attivare oltre ad avere un costo decisamente più competitivo, specie se rapportato con l’assunzione di personale.
Vuoi saperne di più?
Con il servizio di segretariato fornito puoi lavorare meglio. In questo modo avrai più tempo da dedicare al tuo business e non perderai telefonate importanti. Per conoscere la disponibilità di questo e di tutti gli altri servizi puoi chiamarci al numero verde 800 134 634. Ti forniremo supporto professionale al telefono, sulla chat o tramite il form di contatto. La sede ti risponderà entro le 24 ore lavorative successive alla tua richiesta.
